Outlook 中的邮件规则可自动组织和管理消息，允许您根据自定义条件移动、标记或删除电子邮件。
您可以在桌面版和网络版上创建规则，使用向导、模板或高级自定义来满足您的需求。
有效的规则管理包括编辑、删除、激活和确定规则的优先级，以避免冲突并最大限度地提高生产力。
每天，您的收件箱都会变得非常混乱，充斥着通知、新闻通讯、无休止的对话，甚至无关的消息，只会减慢您的电子邮件管理速度。 幸运的是，Outlook 提供了一个非常有效的工具来组织您的：邮件规则。这些允许 自动组织、过滤和响应消息 以个性化的方式，这意味着 更少的压力和更高的生产力.
掌握 Outlook 中的规则设置不仅有助于区分 谷壳，但对于那些想要 摆脱重复性任务 并将注意力集中在真正重要的事情上。从自动将电子邮件从发件人移动到特定文件夹到标记要跟进的消息或设置自定义警报， 可能性几乎是无限的。今天，我们将深入介绍在 Outlook 中创建、修改和充分利用规则所需的一切知识，包括经典版和新版本，无论是从桌面版、网页版还是 移动.
Outlook 中的邮件规则是什么？它们有什么用途？
Outlook 中的规则是 自动化功能可让您对收到或发送的电子邮件执行特定操作 基于一系列先前定义的条件或标准。感谢他们， 您可以让 Outlook 自动对您的邮件进行分类，将它们移动到文件夹，标记它们，删除它们，转发它们，甚至根据需要向您发送自定义通知。
El 主要目的 这些规则是 优化收件箱管理，从而更轻松、更高效地组织、确定优先级并跟踪消息。这就是你避免 浪费时间检查不必要的电子邮件，而忽略了相关问题.
组织自动化 按发件人、主题或关键字将邮件移动到特定文件夹。
过滤警报和通知 将不太重要的内容发送到文件夹中以便稍后审查。
删除不相关的电子邮件 自动执行，无需手动逐一执行。
对消息进行分类 对感兴趣的任务或主题进行优先排序。
激活自定义警报 当您收到来自某些联系人的电子邮件时。
转发或重定向邮件 根据特定标准发送到其他电子邮件地址。
规则是 节省时间并提高生产力 在专业或个人环境中。
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Outlook 中的邮件规则类型：服务器与客户端
Outlook 主要区分 服务器端规则 y 客户端规则，取决于自动化运行的方式和时间。
服务器规则：它们直接在邮件服务器上运行，即使 Outlook 已关闭。它们非常适合移动、删除、转发或重定向消息等基本操作。例如，即使您未登录 Outlook，将来自特定发件人的所有邮件移动到特定文件夹的规则也会起作用。
客户端规则：它们仅当您的计算机上打开 Outlook 时运行。它们对于需要特定 Outlook 客户端功能的自定义操作很有用，例如在收到消息时播放特殊声音、显示视觉警报或运行自动回复。
更复杂的规则或依赖于本地文件、用户操作或自定义通知的规则仅在配置它们的设备上起作用。。在设计组织系统时务必牢记这一点。
Google Gemini 最佳宝石：完整指南、示例及创建方法如何在 Outlook 中创建规则：方法和版本
Outlook 可以使用多种方法轻松创建规则，从传统的桌面客户端到 Web 或移动版本。下面，我们详细介绍了主要选项，以便您可以选择最适合您需求的选项。
从现有邮件创建规则
设置规则的快捷方式是直接针对特定消息进行设置。此方法对于自动执行重复操作特别简单且有用：
右键单击收件箱中相关的电子邮件。
选择选项 规则 然后点击 建立规则.
定义主要条件（例如，“主题包含”或“来自”特定发件人）。
选择要执行的操作：将消息移动到文件夹、标记它、转发它等。
确认 接受。如果您想将新规则应用于文件夹中已有的邮件，请选择相应的选项。
这样，Outlook 将自动处理满足该条件的未来消息。
使用模板或规则向导创建规则
对于更高级的配置，您可以使用 规则向导 或在 预先设计的模板 来自 Outlook。这些向导有桌面版本，可满足您的不同需求：
转到标签 档案 并选择 管理规则和警报，然后点击 新规定.
选择按类别分组的模板之一：“保持井然有序”和“保持最新”。
通过单击带下划线的值来编辑规则描述，并根据您的喜好调整条件、操作和例外。
通过为规则命名并决定是否要将其追溯应用于现有消息来完成向导。
如果您的需求不仅仅是移动消息，而且您想根据不同的条件应用组合规则或多个操作，则此方法特别有用。您还可以学习 在 Telegram 中安排消息 来补充您的生产力。
在网页版和新版 Outlook 中设置规则
如果您使用 Outlook 网页版（Outlook.com 或 微软365)，过程同样简单：
点击图标 组态 （齿轮）位于右上角。
Selecciona 查看所有Outlook设置 然后转到该部分 邮件 > 规则.
按下 + 添加新规则 创建一个具有名称、条件和操作的对象。
保存更改。您还可以从这里轻松编辑、删除或重新排序您的规则。
对于经常使用浏览器或结合使用多种设备的人来说，此方法很有用。
高级选项：不使用模板创建自定义规则
对于寻求更高级别定制的用户， Outlook 规则向导 允许您从头开始创建规则：
访问 文件 > 管理规则和警报 并选择 新规定.
选择“从空白规则开始”选项并决定该规则是否适用于传入或传出消息。
选择一个或多个条件。其中最常见的是：
来自特定发件人或公共群组的消息。
带有特定关键词的主题。
仅发送给您或在收件人或抄送字段中显示您的姓名的消息。
具有重要性、机密性或特定类别的级别消息。
发送给特定公共群组的消息。
正文、主题、标头或发件人/收件人地址中包含某些术语的电子邮件。
通过单击蓝色突出显示的文本来编辑条件，然后确认 以下.
选择对满足条件的邮件应用的操作，例如：
移至特定文件夹。
指定一个类别。
删除该消息或将其永久移除。
转发、重定向、自动回复或跟进。
标记为已读、播放声音或自动打印。
如果您愿意，可以定义例外情况，指定名称并激活规则，然后确认 敲定.
在 Mac 上将图像从数码相机切换到文件夹的简单方法Outlook 中的顶级规则模板和实用示例
Outlook 提供 最常见邮件规则的预定义模板，使得配置变得更加容易，无需高级知识。一些最常用的模板包括：
将某人的所有邮件移动到特定文件夹：有助于自动分离来自特定老板、客户或部门的电子邮件。
移动主题中包含关键字的电子邮件：非常适合过滤与特定项目相关的新闻通讯、发票或通知。
标记来自个人或群组的消息以便后续跟进：这样您就不会忘记重要的任务或信息。
收到特定发件人的消息时播放自定义声音：对于突出显示紧急通知非常有用。
当您收到来自特定联系人的电子邮件时向您的手机发送通知：即使您不在办公室也能保持控制。
可以通过添加附加条件、附加操作或例外情况来定制这些模板，以满足您的确切需求。
使用条件格式规则的高级操作和组织
除了移动或标记电子邮件的标准操作外，Outlook 还包含 条件格式规则 允许您根据特定条件更改列表中消息的外观。这对于直观地识别优先消息、发件人或感兴趣的主题特别有用。
要在新 Outlook 中设置条件格式规则：
打开 设置>邮件>条件格式.
按下 + 添加规则 并指定一个描述性名称。
定义应用格式的条件（例如，“发件人：您的老板”或“主题包含：会议”）。
选择字体颜色、粗体甚至字体样式，使这些邮件在您的收件箱中脱颖而出。
保存规则，如果有多个规则，则对其进行排序，因为优先级是根据列表中的顺序来确定的。
条件格式的一些有用示例：
显示 红色 来自重要发件人的电子邮件。
主题中包含“度假”的邮件会显示在 阿苏尔.
抄送您的电子邮件会突出显示 橙.
通过这些规则，您的收件箱将变成一个可视化仪表板，让您更轻松地确定优先级并阅读。
在 Outlook 中管理、编辑、禁用和删除规则
制定规则只是任务的一部分： 管理、编辑并保持秩序 避免冗余或冲突同样重要。
在经典版和网页版中，您都可以：
编辑规则：访问 文件 > 管理规则和警报 o 设置 > 邮件 > 规则 在网络上，选择规则并修改条件、操作或例外。保存更改以立即应用新设置。
删除规则：只需从同一菜单中将其删除即可。您只需选择它并单击“删除”，然后确认。
激活或停用规则：您可以暂时暂停它们而不删除它们，这对于特定时期或测试新的工作流程时很有用。
重新排序申请顺序：从规则管理中，您可以在列表中上下移动规则来定义优先级。请记住，Outlook 会按照该顺序应用规则，因此如果有多条规则影响同一封邮件，则该顺序可能会影响结果。
在较新版本中，Outlook 甚至允许 手动运行规则 现有邮件即可快速更新您的收件箱。
如何解决规则的常见问题
尽管规则非常有用，但有时它会停止工作或无法按预期应用。一些常见问题及其解决方案如下：
规则之间的冲突：检查执行顺序并使用“停止处理进一步的规则”选项以避免冲突或重复。
规则配置错误或被禁用: : 检查它们是否处于活动状态并且配置正确。如果需要审核，Outlook 通常会用颜色来表示。
规则中的限制：Outlook 对数量和大小有限制。如果接近该限制，请删除旧规则或将操作合并为更少的规则。
服务器不支持的操作：请记住，某些自动化功能仅在客户端上运行，而不在网络或服务器上运行，请相应地调整您的规则。
修复陷入缩放模式的 iPhone 的简单方法对于持续存在的错误，建议编辑或重新创建有问题的规则以确保它们正常运行。
发送消息的规则和其他高级操作
许多人不知道 还可以为他们发送的消息创建规则，不仅适用于接受者。这扩展了组织和监控的选项：
启动规则向导并选择“将规则应用于我发送的消息”。
定义条件，例如主题中的关键字、发送帐户、收件人或附件的存在。
设置操作：将副本移动到文件夹、分配类别、打印、标记以便后续操作等。
如果愿意，可以添加例外，并使用描述性名称保存规则。
该系统对于跟踪已发送的消息或有效管理多个帐户和主题特别有用。您还可以学习 在 Outlook 中删除已发送的电子邮件 在必要的情况下。
在 Outlook 中有效使用规则的技巧和最佳做法
为了最大限度地发挥 Outlook 规则的优势，建议：
定期审查有效规则并删除不再需要的规则，以避免速度减慢或冲突。
优先考虑简单有效的规则，因为许多复杂的规则会使管理变得复杂而不是方便。
使用条件格式中的文件夹、类别和颜色来保持收件箱井然有序且视觉清晰。
结合特定情况的规则，例如移动和分类来自特定发件人的邮件。
在激活新规则之前手动测试它们，确保它们正常工作。
请记住，规则管理可以根据您的偏好和工作流程进行定制，从而提高生产力和数字健康。
转发和重定向消息：区别和用途
在 Outlook 中设置规则时的一个重要方面是了解 重发 y 重新导向 一条消息：
前进：转发的消息显示原始发件人作为中介，当您回复时，响应将返回给转发者。
重新导向：它们将原始发件人保留在“发件人”字段中，并且回复直接发送给原始发件人，绕过重定向器。
在商业环境中，这一方面至关重要，以确保信息的正确流动和响应的可追溯性。您还可以了解如何补充您的数字组织。
在 Outlook 中实施精心设计的规则系统可以将您的收件箱转变为强大的生产力工具。从自动组织和视觉组织到减少干扰，掌握规则可以让您将更多时间花在重要的事情上，而减少手动管理电子邮件的时间。所有 Outlook 版本的高级定制、模板集成和兼容性确保完全控制以适应您不断变化的需求。
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